BUREAU FOR INTERNATIONAL LANGUAGE CO-ORDINATION (BILC):
CONSTITUTION AND RULES OF PROCEDURE
updated June 2001

a. BILC was established through the British MOD Memorandum DS 15/160/7 dated 26 July 1966 (Annex A).

b. The relationship of BILC with NATO is defined in a NATO Training Group (NTG) Joint Services Sub Group (JSSG) Memorandum dated February 1978. The text of the Memorandum is at Annex B.

2. The Purposes of BILC

a. to disseminate to participating countries print and multimedia instructional materials, tests, and information on developments in the field of language training.

b. to review the work done in the coordination field and in the study of particular language topics through the convening of an annual conference and seminar for participating nations.

c. to act as a clearinghouse for the exchange of information between participating countries on developments in the field of language training.

3. Elements of BILC. BILC has three component elements:

a. Members

b. The Secretariat

c. The Steering Committee

Full membership of BILC is open to all member countries of NATO. In addition, representatives from organizations such as NATO HQ International Staff, International Military Staff, Allied Command in Europe (ACE), Allied Command Atlantic (ACLANT), and the Partnership Coordination Cell (PCC) may attend BILC Conferences as associate non-voting members. Applications for membership are subject to the unanimous approval of the Steering Committee. A list of current member countries is at Annex C. Full members and associate members may send an official delegation to BILC conferences. Each delegation, with the exception of that of the conference host country, should be limited to no more than 5 persons, with the addition of the Secretariat as outlined below.

5. The BILC Secretariat. The Secretariat for BILC will:

a. be provided on a volunteer basis by one of the full member countries for a minimum of three years and normally a maximum of five years, although this may be extended with the consent of the members of the Steering Committee.

b. normally be comprised of a Chairman and Secretaries who will attend each conference and be represented at each seminar (see paragraph 10).

c. coordinate the annual conference and any other seminars that are arranged during the year during its period of office.

d. upon transfer of responsibilities to another country, hand over its duties, ideally at the annual conference, with the preceding six months used as a handover/takeover period.

6. The Steering Committee. In regard to the Steering Committee:

a. the BILC Secretariat will provide the Chairman and the Secretary of the Steering Committee.

b. the Committee will comprise the head of each full member delegation present at meetings plus the head of any non-voting associate member/observer delegation.

c. on those occasions when the head of a delegation is also the Chairman of the Steering Committee, another member of that same delegation may serve as spokesman for that country at the Steering Committee Meeting and will vote on behalf of that country if required.

7. Steering Committee Meetings. The Steering Committee is the official policy making body of BILC. It will meet during each annual conference. At these meetings:

a. each full member country in attendance shall be represented and shall have one vote on proposals put to the Steering Committee. Associate members/observers may attend and speak at meetings but they may not vote.

b. advisors to individual delegations may be present at Steering Committee Meetings, but they may only address the meeting at the invitation of their Head of Delegation and with the concurrence of the Chairman.

c. a motion on a matter of policy will only be carried if it is approved unanimously by those heads of delegation in attendance.

d. any submission or proposal which the Steering Committee agrees to send to the chairman of the NTG/JSSG is subject to the endorsement of the national authorities of those member countries who are required to seek such approval.

8. Languages. The official languages of BILC are English and French, and policy documents such as the Constitution and Rules of Procedure are to be produced in accordance with NATO

policy in both languages. However, it is accepted that for routine working purposes, English will normally be used.

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9. Conference. There will be an annual BILC Conference which will be hosted by member countries on a roster basis. The host country must:

a. co-ordinate the location, dates and conferences through the Secretariat.

b. be responsible for budgeting and arranging the conference allocated to it. If for any reason, a host country has to change its sequence on the roster, it shall enter into bilateral arrangements with another country to transfer the hosting responsibility.

10. Seminars. In addition to the annual conference, BILC may sponsor seminars as required, including those in conjunction with NATO PfP.

11. Observers and Guest Speakers. With regard to conferences and seminars:

a. the host country may invite national observers provided that those persons' attendance serves the interests of BILC. It may also invite guest speakers, who may be from another country, provided that this has been cleared in advance by the Secretariat.

b. national observers and guest speakers from member countries other than the host country, may attend as part of that country's official delegation.

c. in addition to BILC member countries, the other NATO member countries will be invited to send observers.

d. non-NATO nations may be invited to attend each subsequent BILC Conference with observer status as decided by the BILC Steering Committee. The underlying principle is mutual benefit to BILC members and the nation in question. Any such nation wishing to attend the BILC Conference must submit a formal written request by 30 November and should include details of subject areas that the applicant could offer as value to the BILC Conference members. This will allow the Steering Committee members time to consider the request out of committee. A decision will be given to the non-NATO nations by the end of January. Silence procedures will be taken as concurrence. Non-NATO EU member countries have automatic Observer status at the BILC Conference.

1. British MOD Memorandum DS 15/160/7 dated 26 July 1966.
2. Text of JSSG Memorandum dated February 1978.

C. Current BILC Member Countries.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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ANNEX A

Page 1

To BILC Constitution and Rules of Procedure

DATED JUNE 1996

This copy was reproduced by ILTW Beaconsfield on 11 June 1996.

RESTRICTED

THIS DOCUMENT IS THE PROPERTY OF HER BRITANNIC MAJESTY'S GOVERNMENT.

RESTRICTED

DL/P(66)18 COPY NO 24

MINISTRY OF DEFENCE

DEFENCE LANGUAGE COMMITTEE

---

BUREAU FOR INTERNATIONAL LANGUAGE CO-ORDINATION

Note by the Secretary

In response to (1), attached for information is a copy of a memorandum which has been sent to

UKNMR, SHAPE and the UK Defence Attaches in NATO countries for onward transmission

to the appropriate authority, on the subject of establishing a Bureau for International Language Co-ordination at the Institute of Army Education, Eltham Palace.

2. A copy of the memorandum has also been forwarded for information to UKDEL/NATO.

(Signed) A.P. MONTEATH

DS 15 ext 2145

MINISTRY OF DEFENCE

MAIN BUILDING

LONDON, S.W.1.

2ND AUGUST 1966

NOTE: (1) DL/M(66)5 Item 5 para 5b

RESTRICTED

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ANNEX A

Page 2_

To BILC Constitution and Rules of Procedure

RESTRICTED

MINISTRY OF DEFENCE

Main Building, Whitehall, London S.W.1.

Telephone: Whitehall 7022, ext 3090

Our reference: DS15/160/7

Your reference:

A BUREAU FOR INTERNATIONAL LANGUAGE

CO-ORDINATION (BILC)

Memorandum by United Kingdom

Ministry of Defence

1. In December 1965 an International Language Conference was held at the Institute of Army Education in London with the participation of representatives of NATO countries and of SHAPE. One of the subjects discussed was the need to establish an organisation which would act as a clearing house for the exchange of information between NATO countries on development in the field of language training. It was generally agreed by the Conference that the Institute of Army Education, with the assistance of the Language Department of the Federal German Ministry of Defence, should take on this function.

2. To implement this recommendation the United Kingdom Ministry of Defence is prepared to set up a Bureau for International Language Co-ordination (BILC) at the Institute of Army Education, Eltham Palace, London, S.E.9, with the following responsibilities:

a. The dissemination to participating countries, by means of a bulletin, of

information on developments in the field of language training.

b. The convening of an annual conference of participating nations which would

review the work done in the co-ordination field and in the study of

particular language topics.

3. It is envisaged that Countries taking part should in the first instance report on their own

language training schemes and give the address of an organization through which other nations

could send queries which could not be directed through existing channels. (The Bureau would

discharge this function for the British Armed Services.) This information would be circulated in

the first issue of a bulletin which could be produced by the Bureau.

4. Thereafter countries would be invited to submit periodic reports on developments in:

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ANNEX A

Page 3

To BILC Constitution and Rules of Procedure

RESTRICTED

a. Organisation.

b. Instructional techniques.

c. the production of language training equipment and materials and also advance

information on national conference on language training which may be of interest to

other nations.

This information would be circulated periodically in further issues of the bulletin.

5. In order that the Bureau can become an effective organisation for the co-ordination and dissemination of information on language training it is hoped that the appropriate language training agency in your country will be prepared to play an active part in this work.

6. The United Kingdom Ministry of Defence would be glad to learn as soon as possible whether these proposals commend themselves to other allied military authorities and whether they are prepared to participate in the Bureau for International Language Co-ordination (BILC), as outlined above.

7. Allied military authorities who wish to participate in the scheme are requested to inform the United Kingdom Ministry of Defence (D.S.15) of the name and address of the channels through which they wish detailed contact to be established between themselves and BILC.

D.W. Ward

(Head of D.S.15)

Ministry of Defence,

Main Building

Whitehall, S.W.1.

26th July, 1966.

RESTRICTED

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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ANNEX B

to BILC Constitution and Rules of Procedure

Text of JSSG (ET/NT) Memorandum

dated February, 1978

"At a meeting of the JSSG in Bonn in October 1977 the relationship of BILC to NATO was

discussed. It was agreed that BILC should be recognized as a consultative and advisory body

concerned with language training matters, and should be consulted by JSSG on behalf of

EURO/NATO Training Group on any such matters that may arise. Similarly any advice or

development which BILC wishes to offer or make known to EURO/NATO Training Group

should be put to the JSSG for further transmission".

ANNEX C

to BILC Constitution and Rules of Procedure

Current BILC Member Countries

Belgium

Canada

Czech Republic

Denmark

France

Germany

Greece

Hungary

Italy

Netherlands

Norway

Poland

Portugal

Spain

Turkey

United Kingdom

United States

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BUREAU DE COORDINATION LINGUISTIQUE INTERNATIONALE (BCLI) :

STATUTS ET RÈGLES DE PROCÉDURE

mis à jour en juin 2000

1. Constitution du BCLI

a. Le BCLI a été constitué en vertu de la note de service DS 15/160/7 du ministère de la défense britannique datée du 26 juillet 1966 (annexe A).

b. Les liens qui unissent le BCLI à l'OTAN sont définis dans la note de service du Sous-groupe des services interalliés du Groupe de l'OTAN sur l'instruction datée du mois de février 1978. Le contenu de cette note de service est reproduit à l'annexe B.

2. Buts du BCLI

a. Diffuser aux pays participants, sous forme imprimée ou multimédia, des documents, examens et renseignements sur les nouveaux développements dans le domaine de la formation linguistique.

b. Examiner le travail accompli relativement à la coordination et à l'étude de certains sujets particuliers de la linguistique par le truchement d'une conférence-séminaire annuelle à l'intention des pays participants.

c. Servir de carrefour où les pays participants s'échangent de l'information sur les nouveaux développements dans le domaine de la formation linguistique.

3. Éléments du BCLI. Le BCLI est constitué de trois éléments :

a. les membres,

b. le secrétariat,

c. le comité directeur.

4. Membres

Peuvent devenir membres titulaires du BCLI tous les pays membres de l'OTAN. En outre, les représentants d'organismes de l'OTAN tels l'état-major international, l'état-major militaire international, le Commandement allié en Europe, le Commandement allié de l'Atlantique et la cellule de coordination des partenariats peuvent assister aux conférences du BCLI en qualité de membres associés non votants. Les demandes d'adhésion sont assujetties à l'approbation unanime du comité directeur. La liste des pays membres du BCLI figure à l'annexe C. Les membres titulaires et les membres associés peuvent détacher une délégation officielle aux conférences du BCLI. Chaque délégation, sauf celle du pays hôte, doit se limiter à au plus cinq (5) personnes, auxquelles s'ajoutent les membres du secrétariat, tel qu'il est décrit plus loin.

5. Secrétariat. Le secrétariat du BCLI doit :

a. être constitué de membres volontaires détachés par l'un des pays membres titulaires pour au moins trois ans et normalement au plus cinq ans, quoique la durée de leur mandat puisse être prolongée avec l'accord des membres du comité directeur,

b. généralement être constitué d'un président et de secrétaires qui assistent à toutes les conférences et dont des membres doivent assurer la représentation à tous les séminaires (voir le paragraphe 10),

c. coordonner la conférence annuelle et tous les séminaires qui doivent avoir lieu pendant son mandat,

d. en fin de mandat, procéder à la remise des pouvoirs au pays qui prend la relève, de préférence lors de la conférence annuelle, après avoir consacré les six mois précédents à préparer cette remise de pouvoirs.

6. Comité directeur. En ce qui a trait au comité directeur :

a. le président et le secrétaire du comité directeur proviennent du secrétariat du BCLI,

b. le comité directeur comprend le chef de délégation de tous les pays membres titulaires qui assistent aux réunions et le chef de délégation de tous les pays membres associés non votants ou observateurs,

c. lorsque le chef d'une délégation agit comme président du comité directeur, un autre membre de cette délégation peut agir comme porte-parole de son pays à la réunion du comité directeur et voter au nom du pays au besoin.

7. Réunions du comité directeur. C'est le comité directeur qui détermine officiellement la politique à suivre au BCLI. Il se réunit à chaque conférence annuelle selon les conditions suivantes :

a. chaque pays membre titulaire qui assiste à la conférence doit être représenté à la réunion et avoir une voix pour décider des questions soumises au comité directeur; les membres associés ou observateurs peuvent assister aux réunions et s'y exprimer mais non pas voter,

b. les conseillers des délégations peuvent assister aux réunions du comité directeur mais ne peuvent prendre la parole qu'à l'invitation du chef de leur délégation et avec l'accord du président.

c. pour être adoptée, une motion sur une question de politique doit recevoir l'aval unanime de tous les chefs de délégation qui sont présents,

d. toute question ou proposition que le comité directeur accepte d'acheminer au président du Sous-groupe des services interalliés du Groupe de l'OTAN sur l'instruction est assujettie à la sanction des autorités nationales des pays membres qui exigent une telle autorisation.

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8. Langues de travail. Les langues officielles du BCLI sont l'anglais et le français, et les documents de politique comme les statuts et les règles de procédure doivent être diffusés dans ces deux langues, conformément à la politique de l'OTAN. Il est toutefois entendu que pour les besoins des activités courantes, c'est généralement l'anglais qui est utilisé.

9. Conférence. Le BCLI tiendra une conférence chaque année. Les pays membres agiront à tour de rôle comme pays hôte et, à ce titre, devront :

a. coordonner le lieu, les dates et le contenu de la conférence par le truchement du secrétariat,

b. se charger de financer et d'organiser la conférence; si un pays doit échanger son tour pour quelque raison que ce soit, il doit s'entendre lui-même avec un autre pays pour lui transférer ses responsabilités d'hôte.

10. Séminaires. En plus de la conférence annuelle, le BCLI peut parrainer des séminaires au besoin, y compris ceux qui ont trait au PPP de l'OTAN.

11. Observateurs et conférenciers invités. En ce qui a trait aux conférences et aux séminaires :

a. le pays hôte peut inviter des observateurs de la scène nationale pour autant que leur présence serve les intérêts du BCLI; il peut aussi faire appel à des conférenciers invités, du pays ou de l'étranger, pour autant qu'il en obtienne l'autorisation préalable du secrétariat,

b. les observateurs nationaux et les conférenciers invités d'autres pays membres que le pays hôte font partie de la délégation officielle du pays concerné,

c. outre les pays membres du BCLI, les autres pays membres de l'OTAN seront invités à envoyer des observateurs,

d. les pays non membres de l'OTAN peuvent être invités à participer aux conférences du BCLI à titre d'observateurs selon la décision du comité directeur, en vertu du principe selon lequel une telle participation est avantageuse aussi bien pour les membres du BCLI que les pays invités. Tout pays non membre de l'OTAN qui souhaite assister à la conférence du BCLI doit en faire officiellement la demande par écrit au plus tard le 30 novembre et devrait avoir soin de préciser à quels égards il pourrait enrichir l'expérience des autres participants. Les membres du comité directeur peuvent ainsi réfléchir à la demande formulée avant de se réunir. Les pays non membres de l'OTAN sont informés de la décision prise à l'égard de leur demande avant la fin janvier, faute de quoi le principe « qui ne dit mot consent » s'applique.

Annexes :

3. Note de service DS 15/160/7 du ministère de la défense britannique datée du 26 juillet 1966
4. Note de service du Sous-groupe des services interalliés datée du mois de février 1978

2 AOÛT 1966

Allemagne